Všichni podnikatelé mohou mít vytvořenu pouze jednu datovou schránku, výjimku tvoří daňoví poradci, insolvenční správci a právníci (advokáti). Tyto výše jmenované osoby musí mít datovou schránku vytvořenou povinně ze zákona. Uvedení datové schránky do provozu nebylo dosud zpoplatněno – ani u schránek zřizovaných povinně, ani u těch na žádost klienta.

Kdo je pověřen používat datovou schránku?

Buď je to samotná osoba, která si schránku nechala vytvořit, tedy v tomto případě podnikatelský subjekt. Pak ji může používat tzv. pověřená osoba, to je člověk, který byl držitelem datové schránky zplnomocněn, a to v předem vymezeném rozsahu přístupových práv. Třetí osobou, která může do datové schránky mít přístup, je tzv. Administrátor. Ten může být ze strany majitele datové schránky pověřen provádět zásahy v datovém obsahu, které se týkají komunikace ze strany Ministerstva vnitra vůči tzv. pověřeným osobám.

Každý majitel datové schránky získá přístupová data, která je povinen uchovávat v tajnosti a chránit je před zneužitím. Přístupová data zadává klientovi Ministerstvo vnitra a používání datových schránek je vymezeno vyhláškou ISDS. Vyhláška rovněž pamatuje na bezpečnostní standardy a potřebné technické vybavení k používání datových schránek. Kromě běžného ověřování klientského účtu (autentizace) je možné využít i rozšířenou úroveň zabezpečení datových schránek.

Jak se zprovozní datová schránka?

Datová schránka vytvořená na žádost klienta Ministerstvem vnitra se zprovozní dvěma způsoby. Buď dotyčný obdrží přístupové údaje ke schránce poštou (zásilka výhradně do vlastních rukou), anebo na některém z kontaktních míst Czech POINT. Zde se údaje vygenerují systémem za pomoci tzv. virtuální obálky a údaje se odešlou do e-mailu klienta. Žadatel o datovou schránku je povinen se do ní přihlásit do 15 kalendářních dnů od jejího zřízení. Tato doba se prodlužuje maximálně o 10 dnů, což je pouze v případě, že je po tuto dobu zásilka uložena na poště a nebyla dosud vyzvednuta.